Mötens nio nya liv 9: Kostnad respektive investering

Möten som kostnad: Möten ses som en kostnad, framför allt i form av tid och pengar. Kostnaden motiverad av att möten behövs för planera, koordinera och följa upp arbete som utförs före och efter möten.

 Möten som investering: Värde skapas i själva mötet, dess speciella form, struktur och kraft gör det möjligt att generera, utforma och utveckla saker som inte kan tas fram på annat sätt. Möten utgör därmed en investering. Mötens betydelse för delaktighet, engagemang, samarbete, kunskapsöverföring också anledning att se bra möten som en investering, också för verksamhet utanför ett mötes direkta ram.

Mötens nio nya liv 8: Effektivitet respektive värdefulla effekter

Effektivitet. Mängd producerade enheter per tidsenhet är en typisk faktor för att mäta industriell effektivitet. Med ett det synsättet är antalet uppgifter som lösta och agendapunkter som hanteras under möten blir viktiga för bedömning av hur bra möten är.

Effekter. Att ett mötes uppgift(er) blir lösta är givetvis viktigt. Möten har dock effekter utanför deras direkta ram, ofta på många plan. Exempel är mötens roll för idé- och kunskapsöverföring, motivation och engagemang, utveckling och förändring.  Dessa och andra värden som möten kan ge är inte lätta att mäta – men att förstå och beakta sådana kvalitativa aspekter är väsentligt. Det har samband med att uppgifter av K-natur får allt större betydelse på allt fler områden – K står för komplexa, kognitiva, konceptuella och kollaborativa.

Mötens nio nya liv 7: Konvergent respektive divergent

Konvergent: Främst inriktning på konsensus och kompromiss, i kontrast till ökat antal och bredd av bedömningar, alternativ och åsikter (divergenta moment).Formalia och tidsbrist (för många punkter på agendan) gör att prövning av många perspektiv och tolkningar får litet utrymme.

Divergent:  Växling mellan divergenta och konvergenta moment. Mångsidig belysning, kreativa idéer, öppenhet för olika möjligheter är viktiga aspekter, liksom bredd i diskussion, möjlighet att ifrågasätta, kunna zooma ut och se mötesuppgiften i större sammanhang.

Mötens nio nya liv 6: Deltagande

Formella kriterier: Deltagande baserat på formella principer, till exempel representation av olika enheter i en organisation eller vissa roller/positioner, eller enligt regelverk och formella krav.

Kraft och bredd: Deltagande utifrån vilka som bäst kan bidra till att lösa en uppgift och för att ge förutsättningar för dynamiska diskussioner, engagemang och idérikedom. Personlighet och förhållningssätt viktiga aspekter. Mångfald avseende kompetens, erfarenheter och intressen central faktor, för att kunna tolka och belysa frågor från många håll och ta fram nya lösningar.

Mötens nio nya liv 5: Inom/internt fokus respektive överbryggande inriktning

Inom/intern:  Möten inom grupp, organisatorisk del, kompetensområden, ansvars- eller intressefält. Typiskt exempel är linjemöten ( inte sällan återkommande på fast tid). I huvudsak internt fokus.

Överbryggande:  Möten som är överbryggande, mellan olika grupper, verksamhetsdelar, kompetenser och ansvar. Fokus på samverkan och samarbete, att bygga och utveckla med gemensam insats, idé- och kunskapsutbyte viktig aspekt.  Både intern och extern inriktning. Projektmöten kan vara exempel.

Mötens nio nya liv 4: Mötesstruktur

Traditionell form: på möten avhandlas ett antal punkter av olika karaktär och omfattning. Om agendan är omfattande blir utrymme för diskussion litet, i tid och mentalt.
Uppdaterad form: fokus på en (eller möjligtvis ett par sammanhörande) uppgifter. Struktur och metodik för att kunna arbeta med komplexa frågor. Debatt och ifrågasättande är vägar för att nå förbi det uppenbara, förväntade och förenklade.

Mötens nio nya liv 3: Flödesriktning för information.

Traditionell form: Informationsflöde inifrån-ut, till exempel från central funktion (fördelning av arbetsuppgifter, resurser, uppföljning, information om beslut etc). I organisationsdiagram framställs sådant informationsflöde i riktning uppifrån och ner, dvs hierarkisk orientering.

Idag: Utifrån-in: information från operativa delar och omvärld (användare/kunder, samhälle, samarbetspartners, gränsytor etc). Decentraliserad, horisontell orientering, för effektiv interaktion och kunskapsspridning.

Mötens nio nya liv 2: Inga invändningar respektive engagemang

Traditionell syn:  målsättningen är att gå igenom punkterna på dagordningen. Frågor läggs till handlingarna om enighet anses föreligga (vanlig tolkning: när inga invändningar  har uttalats).

Uppdaterad syn: målsättningen är att samla den kraft som behövs för att fatta bra beslut och nå goda resultat. Engagemang och delaktighet är centrala. Debatt och ifrågasättande värderas.

Mötens nio nya liv 1: Möten som allmänt arbetsformat respektive unika tillfällen

Möten ses som ett allmänt arbetsformat. Möten hålls för att driva en etablerad verksamhet, genom att administrera arbetsinsatser, resurser, processer, information, system samt produktion av varor och tjänster. Möten hanterar uppgifter inom ramen av ”här och nu”

Möten ses som unika tillfällen. Möten används för att ta det som är nytt  och  når utanför ramen av ”här och nu”. Det nya kan vara idéer, lösningar, initiativ, tolkningar av data, interna och externa fenomen och trender. Möten utgör plattformar för utveckling och förändring. Mötens struktur är anpassad för att hantera komplexa och kreativa uppgifter. Bra möten är en viktig central framgångsfaktor.

Mötens nio nya liv

Synen på möten avgör varför möten hålls, vilken form de har och vad de förväntas ge. Att förbättra enskilda är värdefullt – synen på möten rör dock ett vidare perspektiv.

Det är tyvärr vanligt med att man tycker att möten är dåliga och ett slöseri med tid. Min åsikt är att möten är viktigare än någonsin. Här ska jag ta upp nio viktiga aspekter som rör en uppdaterad syn på möten. Jag kallar dem mötens nio nya liv.

Vad synen på möten betyder blir tydligare när man ställer konventionella synsätt i konstrast till uppdaterade synsätt. Därför kommer jag att ha med de två sidorna, i var och en av de nio aspekterna.