Category Archives: Om möten

ENA – Engagemang, Närvaro och Ansvar

Möten – viktiga för att hålla ihop och förena. Många möten handlar om att enas kring en vision, en väg framåt, ett beslut, en handlingsplan. ENA – kan också utgöra en akronym för tre mycket viktiga aspekter av möten:

  • Engagemang
  • Närvaro
  • Ansvar

Engagemang – att bidra, göra den ansträngning som behövs, aktiv bidra till gemensamma uppgifter
Närvaro – att uppmärksamhet ägnas åt möten, den gemenamma diskussionen
Ansvar – att i tanke och handling åta sig och göra det som möjliggör bra resultat, och som behövs för att mötet i sig blir bra.

ENA – lätt att komma ihåg, bra att tänka på i möten – och viktigt att omsätta i praktisk handling.

Ny bok om möten

Boken “Möten 3.0 – värde verkan energi” fokuserar på professionellt mötesarbete och komplexa mötesuppgifter. Arbete i projekt, operativa verksamheter och olika expertområden, i styrelser och ledningsgrupper – möten har en central roll.
Tyvärr är det inte ovanligt att möten ses som slöseri med tid. Min åsikt är den motsatta – bra möten har stort värde. Många verksamheter omfattar olika platser och spänner över flera kompetensområden, och möten behövs för att hålla samman och överbrygga mellan olika delar. Bra möten har stor betydelse för kraft och kvalitet i interna och externa samarbeten. Beslut fattas ofta på möten; att säkra goda förutsättningarna för beslut är en viktig aspekt.

Bokena baksidestext:
Idag är mötesuppgifter  ofta komplicerade och mångtydiga – många frågor är av K-natur: komplexa, kognitiva, konceptuella och kollaborativa. Kreativitet, kompetens och kunskap är nyckelresurser i allt fler sammanhang. Möten 3.0 är en mötesversion utformad för att hantera komplicerade uppgifter. 

En speciell metodik – kontextanpassad beslutsstruktur (KABS) – utgör grundstommen i möten 3.0. Andra centrala koncept är möjlighetssfärenmeransvar och möten som förändringsmotorer. Målet är professionellt mötesarbete, med kraft och kvalitet. Värde, verkan, energi är ledord för bra möten – de ska ge värde på olika plan, de ska ha en verkan och de ska generera energi.

Länk till boken “Möten – värde verkan energi

 

 

Beslutsfattande

Beslutsfattande har en avgörande roll för i princip allt man gör. När det gäller innovation, kreativitet och idéhantering rör beslut saker som ännu inte är men kan bli. Vilket gör beslutsfattandet i de sammanhangen speciellt – mycket viktigt, inte lätt.

Det är vanligt att man önskar mer innovation, att en större andel av projekt blir framgångsrika, att resultatet av investerad tid, möda och pengar blir bättre. Och många är åsikterna och hypoteserna om varför det inte går så bra som man önskar. Men betydelsen av beslutsfattande diskuteras inte så ofta… trots att finns så många och välkända exempel på fel beslut kring nya fenomen. Man har ignorerat värdefulla idéer, förringat betydelsen av bra innovationer eller tackat nej till nya möjligheter.

Beslutsfattande som en särskild och professionell skicklighet borde oftare vara en central del i diskussioner om innovation – och hur beslutsfattande som kompetens kan och bör utvecklas, och tränas.

I mitt arbete med innovation, kreativitet, idéhantering och möten blir beslutsfattande allt mer centralt.  Jag skrev en bok om beslut för ett antal år sedan – det intresset blir bara starkare och starkare.

Varför blir inte möten bättre?

En fascinerande fråga, som man ofta får anledning att fundera på:

Att möten inte är bra är en vanlig åsikt, man önskar bättre möten och det är också vanligt med klara åsikter om hur de bör förbättras – sån varför fortsätter då möten att vara sämre än de borde vara?

Min åsikt är att möten är värdefullare som arbetsform än någonsin, av flera anledningar. Därför anser jag att frågan ovan blir allt viktigare. Och man kan formulera ett antal hypoteser om varför möten inte blir bättre.

 

 

Idéer och möten

Om kreativitet – av olika anledningar – inte ses som ett entydigt positivt värde i möten (vilket jag självklart tycker att det bör ses som) så kan man diskutera vikten av idéer och idéhantering. Möten kan och bör vara naturliga fora för idéer, för att föra saker framåt, utveckla möjligheter och lösa problem. Förhållningssätt, verksamhetskultur, ledar- och deltagarskap har avgörande betydelse – viktigt att diskutera, öppet och förutsättningslöst, väsentligt att utveckla och förbättra.

Kreativa möten – inte endast vid enstaka och speciella tillfällen

Kreativa möten bör intevara något som hålls endast vid speciella tillfällen. Min åsikt är att alla möten bör rymma kreativa inslag – något nytt ska kunna tas fram på ett “vanligt” möte, något som inte fanns innan mötet började – och det nya tas fram i samverkan mellan deltagare.
I dagens arbetsliv och samhälle blir kreativa aspekter allt mer centrala – för nytänkande, förändring och utveckling. Kreativa möten som enskilda och udda företeelser kan bidra till synen på kreativitet som just något udda – istället bör kreativitet vara en del av kärnverksamheten.

Det föränderliga innovationslandskapet

Möten 3.0 – byte av version behövs när förutsättningar och krav förändras. När jag arbetade med boken ”Pannovation and the Gatefree space” (http://www.adlibris.com/se/e-bok/pannovation-and-the-gatefree-space-9789163730580) blev de stora skiften som skett, och sker, i innovationslandskapet tydliga. Exempel är att idag kan också enskilda personer och entreprenörer realisera idéer från A till Ö; öppen innovation är ett viktigt koncept; nya affärsmodellers roll och digitaliseringens betydelse ökar på allt fler områden. Dessa och andra förändringar motiverar att v innovationsmodeller uppdateras och förnyas. Det berör också mötens roll – därför fann jag det angeläget att presentera och utveckla möten 3.0.

Möten 3.0 ®

Tiden har gått sedan möten 3.0 först presenterades på den här siten. Arbetet med dess principer varit mycket givande. Vikten av att uppdatera möten till version 3.0 blir allt tydligare ju mer komplexitet och förändringstempo ökar i samhälle och näringsliv. Fortsatt arbete med Möten 3.0 har också lett till nya och associerade koncept som ytterligare ökar kraften. Att integrera en uppdaterad och professionell mötesstandard med innovation och utveckling är väsentligt. Att innovation har fått en central roll på denna site, Kreativa möten, speglar sambandet mellan bra möten, innovation och förändringsarbete.

Tips, råd och riktlinjer för bra möten

Det är inte svårt att hitta tips om hur man förbättrar möten, det finns många varianter. Nedan finns min lista med råd och riktlinjer. Listan är inte uttömmande, det finns andra viktiga aspekter. Att omsätta råden i praktisk vardag är dock inget litet åtagande – att säkra att möten överlag är så bra som de kan och bör vara kräver målmedvetet och långsiktigt arbete. Jag har delat upp principerna i tre grupper. Den första gruppen handlar om hur mötesdeltagare bör agera:

  1. Komma i tid (så möten kan börja och sluta i tid) och vara förberedd (tagit del av förhandsmaterial etc), slå av mobilen, inte ta för stor plats i mötet, på andras bekostnad. Självklara aspekter – vanligt mötesvett.
  2. Vara närvarande i mötet – inte arbeta med egna uppgifter, mail etc.
  3. Vara öppen också för andras idéer och synpunkter (inte bara de egna).
  4. Engagera sig och ta ansvar för gemensamma uppgifter.
  5. Tänka självständigt och bidra också med annorlunda idéer och tolkningar.

Den andra gruppen handlar om vad som är viktigt för möten som arbetsform

  1. Basera mötet på en huvuduppgift eller arbeta med en agenda som ger stadga och processflöde.
  2. Använda en genomtänkt mötesstruktur, med tydligt syfte och driv framåt (vilket involverar ledarskap).
  3. Ta tillvara en mångfald av bedömningar, utgångspunkter och erfarenheter. Pröva flera olika perspektiv ­– målet inte enbart ett enda förväntat “rätt” svar eller ett enda utfall.
  4. Prioritera interaktion och minimera enkelriktad kommunikation – horisontell struktur i kontrast till hierarkisk orientering.
  5. Använda metodiker och tekniker som säkrar professionellt arbete och gör det möjligt att lösa komplexa uppgifter

Den tredje gruppen handlar om att använda möten till rätt uppgifter, sett i ett större organisatoriskt perspektiv. Målet är att använda möten som arbetsform när den formen tillför speciella värden,och säkrar professionell standard.

  1. För att förstå nya fenomen, möjligheter och problem – som grund för beslut och handling. Förstå betydelse, räckvidd och för- och nackdelar.
  2. För att hålla ihop verksamheter, överbrygga mellan olika grupperingar och fält, för gemensamma mål: mötens sociala roll.
  3. För förändring, utveckling och förnyelse. Använda de viktigaste resurserna så väl som möjligt – kreativitet, kompetens och kunskap..
  4. Säkra kvalitet, säkerhet och leverans i löpande verksamhet och i strategiskt arbete.
  5. Det finns ingen plats för dåliga möten.

Det självklara

Mötesuppgifter är i allt högre grad komplexa och krävande. Att lägga tid och möda på det som kan sammanfattas med mötesvett (motsvarande trafikvett) ska inte behövas – till exempel att komma i tid, vara förberedd, inte ta med eget arbete in i möten etc.

Det handlar om onda och goda cirklar: Om möten överlag är dåliga respekteras inte möten som arbetsform, och då kan deltagare tycka att det inte är viktigt att respektera enkla och självklara regler – vilket då försämrar möten dåliga: en ond cirkel.

Om möten generellt är bra och uppfattas som värdefulla blir det naturligt att bidra till att behålla och öka deras kvalitet: en god cirkel.