Riktlinjer för bra möten

Det är inte svårt att hitta tips om hur man förbättrar möten, det finns många varianter. Nedan finns min lista med råd och riktlinjer. Listan är inte uttömmande, det finns andra viktiga aspekter. Att omsätta råden i praktisk vardag är dock inget litet åtagande – att säkra att möten överlag är så bra som de kan och bör vara kräver målmedvetet och långsiktigt arbete. Jag har delat upp principerna i tre grupper. Den första gruppen handlar om hur mötesdeltagare bör agera:

  1. Komma i tid (så möten kan börja och sluta i tid) och vara förberedd (tagit del av förhandsmaterial etc), slå av mobilen, inte ta för stor plats i mötet, på andras bekostnad. Självklara aspekter – vanligt mötesvett.
  2. Vara närvarande i mötet – inte arbeta med egna uppgifter, mail etc.
  3. Vara öppen också för andras idéer och synpunkter (inte bara de egna).
  4. Engagera sig och ta ansvar för gemensamma uppgifter.
  5. Tänka självständigt och bidra också med annorlunda idéer och tolkningar.

Den andra gruppen handlar om vad som är viktigt för möten som arbetsform

  1. Basera mötet på en huvuduppgift eller arbeta med en agenda som ger stadga och processflöde.
  2. Använda en genomtänkt mötesstruktur, med tydligt syfte och driv framåt (vilket involverar ledarskap).
  3. Ta tillvara en mångfald av bedömningar, utgångspunkter och erfarenheter. Pröva flera olika perspektiv ­– målet inte enbart ett enda förväntat “rätt” svar eller ett enda utfall.
  4. Prioritera interaktion och minimera enkelriktad kommunikation – horisontell struktur i kontrast till hierarkisk orientering.
  5. Använda metodiker och tekniker som säkrar professionellt arbete och gör det möjligt att lösa komplexa uppgifter

Den tredje gruppen handlar om att använda möten till rätt uppgifter, sett i ett större organisatoriskt perspektiv. Målet är att använda möten som arbetsform när den formen tillför speciella värden,och säkrar professionell standard.

  1. För att förstå nya fenomen, möjligheter och problem – som grund för beslut och handling. Förstå betydelse, räckvidd och för- och nackdelar.
  2. För att hålla ihop verksamheter, överbrygga mellan olika grupperingar och fält, för gemensamma mål: mötens sociala roll.
  3. För förändring, utveckling och förnyelse. Använda de viktigaste resurserna så väl som möjligt – kreativitet, kompetens och kunskap..
  4. Säkra kvalitet, säkerhet och leverans i löpande verksamhet och i strategiskt arbete.
  5. Det finns ingen plats för dåliga möten.